Comunicação unificada: produtividade, economia e mudança de cultura na Dataprev

Os resultados que a Dataprev têm em mãos referentes à performance obtida com a implantação da plataforma de comunicação unificada mostram que o modelo de contratação e a solução escolhida foram um acerto importante na política de modernização que a empresa vem promovendo em várias áreas. Na análise econômico-financeira, por exemplo, que contrapõe o Capex (investimentos) e o Opex (custos operacionais), o sistema contratado como serviço e as adaptações necessárias na infraestrutura se pagam do segundo para o terceiro ano. Só nos gastos com viagens a economia chegou a 75% da janeiro a setembro, em comparação com o mesmo período do ano passado. De trechos voados, a redução foi um pouco maior, 80%. Em compensação, o que tem aumentado é a procura por salas de reuniões onde há sistemas HD de videoconferências, assim como expande o uso dos ambientes de telepresença dedicados à diretoria.

Esses dados mostram, entretanto, a parte mais visível. Mas além da economia de custos e ganho de produtividade, Marcos Cupolilo, gerente do Departamento de Soluções de TI para Uso Interno da empresa, considera que também há uma mudança de cultura proveniente de sistemas que permitem muito mais integração e agilidade e uma nova forma de trabalho, mais móvel. Claro que ao se deparar com um gasto com viagens de R$ 2,4 milhões nos primeiros nove meses de 2015, mesmo considerando inflação, dólar e diárias, é ainda mais animador quando se lembra dos R$ 9,5 milhões do mesmo período do ano anterior.

Antes da implantação da plataforma, a Dataprev realizava mensalmente cerca de 400 videoconferências. Hoje, esse número ampliou para algo como 950 reuniões desse tipo. A companhia conta com 104 salas aptas para o uso de vídeo HD e mais quatro estão sendo instaladas. Para a diretoria, que se divide entre Brasília e Rio de Janeiro, as duas salas de telepresença de alta qualidade tem mostrado eficácia e afastado cada vem mais a necessidade de deslocamentos.

A PromonLogicalis foi a vencedora da licitação para a oferta da plataforma de comunicação unificada como serviço. De acordo com o executivo, a partir das especificações da empresa foi realizado um trabalho conjunto com o fornecedor no desenvolvimento da solução. Entre a prospecção, desenvolvimento de soluções e materiais e implantação foram gastos cerca de um ano e meio e estabelecidos módulos de telefonia, vídeo, call center, mobilidade e colaboração.

Também por meio desse contrato foi possível uma customização maior dos aparelhos utilizados pela Dataprev e contratados pela PromonLogicalis. Com perto de 3800 funcionários, a empresa tem disponível mais de 4100 telefones IP mas há flexibilidade para a expansão em até 25%. Além da implantação, a PromonLogicalis é responsável por todo o monitoramento, gerenciamento, suporte e manutenção dos equipamentos. Aproximadamente 1300 funcionários utilizam o sistema de reuniões digitais Webex  e o Jabber, ferramenta de mensagens instantâneas.

Na questão da modalidade, há cerca de 200 linhas corporativas móveis que, via app, podem participar das videoconferências estejam onde estiverem. Mas a questão do Byod (traga seu próprio aparelho, em tradução livre), ainda não foi definida como política da empresa. Mas a questão está sendo analisada de vários ângulos e um posicionamento da companhia sobre o tema deverá ser discutida em breve pela diretoria da Dataprev.

 

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